Chạm.HQ: trụ sở điều hành cho doanh nghiệp một người và đội trợ lý AI

Năm năm làm trợ lý cho Tổng giám đốc, phần lớn thời gian của tôi là làm đầu mối. Phòng này gửi số liệu, phòng kia viết bản nháp, tôi gom lại, kiểm tra, trình sếp duyệt. Nếu đầu mối không rõ, việc sẽ rơi vào khe giữa hai phòng và không ai biết.

Khi bắt đầu giao việc cho nhiều trợ lý AI, một đứa tìm tư liệu, một đứa viết, một đứa soát lại, tôi gặp đúng câu hỏi cũ: chúng phối hợp với nhau ở đâu? Tôi có nhìn thấy quá trình đó không, hay nó nằm im trong một cửa sổ chat và tôi phải tự tưởng tượng phần còn lại?

Với doanh nghiệp một người, câu hỏi còn cụ thể hơn: một người đứng tên chịu trách nhiệm cho cả công ty, điều hành một đội trợ lý AI, thì văn phòng của người đó trông thế nào? Câu trả lời của Chạm Phát là Chạm.HQ, trụ sở điều hành cho doanh nghiệp một người.

Sợi chỉ đỏ thay cho danh sách việc

Người làm một mình rất dễ rơi vào cảnh bận suốt ngày mà cuối tuần không chắc mình đang đi tới đâu. Thiếu việc thì không, vấn đề là việc không được buộc vào đâu cả.

Trong Chạm.HQ, mọi việc phải truy ngược được về sứ mệnh, qua một mục tiêu quý cụ thể. Đường dây đó gọi là sợi chỉ đỏ. Việc nào không gắn được vào mục tiêu nào, hệ thống cảnh báo ngay, không đợi bạn tự phát hiện sau một tháng.

Đi kèm là chỉ số Độ bám hướng: tỷ lệ phần trăm việc đang mở thật sự phục vụ mục tiêu. Doanh nghiệp một người hiếm khi chết vì thiếu việc. Nó hay chết vì làm cho bận.

Ai làm, ai duyệt

Trong Chạm.HQ chỉ có một người là sếp: bạn.

Một trợ lý AI giữ vai Giám đốc vận hành, họp với bạn mỗi sáng, điểm lại tình hình và đề xuất ba việc ưu tiên trong ngày. Bên dưới là đội trợ lý chuyên trách, mỗi đứa một vai: nghiên cứu, viết nội dung, phân tích số liệu, kiểm định kết quả. Mỗi đứa có hạn mức chi tiêu riêng, giống ngân sách được duyệt. Đứa nào chạm mức thì tự dừng, các đứa khác vẫn làm bình thường.

Phần trả lời đúng câu hỏi phối hợp ở đâu là Việc nhanh: một văn phòng dựng bằng hình 3D đơn giản. Bạn thấy từng trợ lý đứng dậy, đi sang bàn đứa khác để bàn giao, có bong bóng thoại khi chúng trao đổi. Việc nhỏ thì một đứa trả lời gọn trong một lượt. Việc lớn thì hai đến bốn đứa lần lượt nhận việc từ nhau, rồi gộp thành một báo cáo chung nộp lên bàn bạn.

Hình 3D không bắt buộc để công ty chạy tốt hơn. Nhưng nó giúp bạn nhìn thấy, thay vì đoán.

Việc lớn hay nhỏ cũng vậy, chưa có gì được tính là xong cho tới khi bạn bấm duyệt. AI không tự đóng việc, nó chỉ nộp bài. Bạn gật đầu, hoặc trả lại kèm góp ý để làm lại. Điều này quan trọng vì AI vẫn có lúc sai, có lúc hiểu lệch ý, và người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là người đứng tên.

Trụ sở nhớ bạn là ai

Bạn có thể nối kho ghi chép, tài liệu của mình vào Chạm.HQ. Kho đó trở thành bộ não thứ hai cho Giám đốc vận hành, và bộ não doanh nghiệp cho mọi trợ lý trong đội cùng tra cứu.

Khi Giám đốc vận hành ra đề xuất, nó đọc bản tóm tắt cách bạn hay quyết định trước, rồi mới đề xuất, thay vì trả lời chung chung kiểu sách giáo khoa. Mỗi lần bạn duyệt xong một việc, một bài học nhỏ được ghi tự động vào kho, để lần sau cả đội biết thêm một chút về công ty bạn đang xây. Thuê AI làm cho xong việc khác với có một đội hiểu công ty mình ở chính chỗ này.

Xây xong chưa có nghĩa là đã vào làm

Lần đầu mở Chạm.HQ, Độ bám hướng sẽ là 0%, vì chưa có mục tiêu nào trong hệ thống. Nếu bạn họp sáng ngay lúc đó, Giám đốc vận hành sẽ nói thẳng: bảng việc trống, mục tiêu quý chưa có, mọi chỉ số trên bàn chưa có nghĩa gì. Việc đầu tiên nó đề xuất là đưa mục tiêu vào.

Nghe thì hiển nhiên, nhưng đây là bước nhiều người bỏ qua. Mục tiêu nằm trong đầu thì đội trợ lý không đọc được. Có công cụ rồi mà không bước vào làm việc trong đó, thì công cụ cũng chỉ để trưng.

Việc làm ngay hôm nay

Mở Chạm.HQ, viết một câu sứ mệnh và một mục tiêu cho quý này, rồi họp sáng lần đầu với Giám đốc vận hành. Bắt đầu nhỏ như vậy là đủ. Nếu muốn có người đi cùng trong lúc dựng, ghé cộng đồng Chạm Ý Tưởng.